1.Introduzione e riepilogo

1.1. Sun Chemical e le società del Gruppo, con il presente documento, dimostrano il proprio impegno nei confronti della protezione dei dati e della privacy istituendo un programma globale di protezione dei dati per sostenere la conformità alle leggi e agli standard applicabili in materia di protezione dei dati e della privacy per la protezione dei Dati personali. La presente Politica di protezione dei dati, comprese le sue appendici e le sue sotto-informative (collettivamente la “Politica”), fornisce un quadro generale e stabilisce i requisiti generali per garantire che i Dati personali vengano trattati in modo conforme, equo, legittimo, trasparente e sicuro, a livello locale e globale. Inoltre, le politiche e le procedure locali possono essere applicabili a temi specifici.

1.2. La presente Politica è conforme (e in alcuni casi supera) i requisiti della normativa vigente, in particolare le Direttive UE sulla protezione dei dati (ad esempio, la Direttiva 95/46/CE e la Direttiva 2002/58/CE) e le leggi nazionali che le attuano e il Regolamento generale sulla protezione dei dati 2016/679 (“GDPR”) in vigore dal 25 maggio 2018 (che sostituisce la Direttiva 95/46/CE e le rispettive leggi nazionali). In alcuni casi, le leggi e i regolamenti locali possono essere più restrittivi della presente Politica; in tal caso, le norme più restrittive devono essere seguite quando si trattano i Dati personali in quella giurisdizione. Laddove applicabile, possono essere emessi addendum locali che stabiliscono regole più specifiche che prevarranno sulla presente Politica in caso di incongruenza. L’entità Sun Chemical interessata è tenuta ad aderire sia alla presente Politica che a qualsiasi altra politica specifica, se applicabile alla propria giurisdizione.

2. Definizioni

Per “Titolare del trattamento” si intende la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, l’ente o altro organismo che, da solo o congiuntamente ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento dei Dati personali.

Per “Interessato” si intende una persona fisica identificata o identificabile a cui si riferiscono i Dati personali. Esempi di Soggetti interessati possono essere: (i) i dipendenti del Gruppo e i loro familiari; (ii) i lavoratori temporanei; (iii) i candidati che cercano lavoro presso Sun Chemical; (iv) il personale dei fornitori e dei clienti del Gruppo; (v) i visitatori degli edifici del Gruppo; e (vi) gli utenti del sito web.

Per “Dati personali” si intende qualsiasi informazione relativa a una persona fisica identificata o identificabile (un “Interessato”); una persona fisica identificabile corrisponde ad una persona che può essere identificata, direttamente o indirettamente, in particolare con riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online, o a uno o più fattori specifici dell’identità fisica, fisiologica, genetica, mentale, economica, culturale o sociale di tale persona fisica.

Per “Violazione dei dati personali” si intende qualsiasi violazione della sicurezza che comporti la distruzione accidentale o illegale, la perdita, l’alterazione, la divulgazione non autorizzata o l’accesso ai dati personali trasmessi, memorizzati o altrimenti trattati.

Per “Trattamento” si intende l’esecuzione di qualsiasi operazione o insieme di operazioni eseguite sui Dati personali o su insiemi di Dati personali, con o senza l’ausilio di mezzi automatizzati, quali la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o l’alterazione, il recupero, la consultazione, l’uso, la divulgazione mediante trasmissione, diffusione o messa a disposizione in altro modo, l’allineamento o la combinazione, la restrizione, la cancellazione o la distruzione.

“Responsabile del trattamento” indica una persona fisica o giuridica, un’autorità pubblica, un ente o un altro organismo che tratta i Dati personali per conto del Titolare.

Per “Categorie particolari di dati personali” si intendono i Dati personali che rivelano l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, l’appartenenza sindacale, il trattamento di dati genetici o biometrici allo scopo di identificare in modo univoco una persona fisica, i dati relativi alla salute o i dati relativi alla vita sessuale o all’orientamento sessuale di una persona fisica. Norme simili o addirittura più severe possono essere applicate ai Dati personali relativi a condanne penali e reati e ai numeri di identificazione.

“Sun Chemical” indica Sun Chemical Group Coöperatief U.A. e ciascuna delle sue società affiliate. Per “Entità Sun Chemical” si intende una singola società affiliata a Sun Chemical. “Regione Sun Chemical” indica una regione designata di Sun Chemical.

Sun Chemical Group Coöperatief U.A., Sun Chemical Corporation e le relative entità locali di Sun Chemical dell’UE saranno i Titolari del trattamento dei Dati personali nel contesto delle attività delle entità di Sun Chemical dell’UE.

3. Elaborazione centralizzata e locale

3.1. Tutte le entità di Sun Chemical tratteranno alcuni Dati personali per i propri scopi a livello locale. Tuttavia, in quanto organizzazione globale, molte delle attività aziendali possono essere svolte (e l’efficienza aziendale può essere ottenuta) anche elaborando e/o consolidando le informazioni sugli Interessati in database e sistemi specifici o centralizzati situati in varie strutture in tutto il mondo. Tali Dati personali sono inoltre condivisi con altri sistemi e database ospitati da e/o per conto di Sun Chemical. Tuttavia, Sun Chemical e questi altri sistemi e database raccoglieranno, riceveranno, utilizzeranno, condivideranno o tratteranno in altro modo tali Dati personali solo in conformità alle normative vigenti, alla presente Politica, alle politiche aggiuntive (nella misura in cui sono applicabili) e a qualsiasi politica locale specifica applicabile per un’entità Sun Chemical (come può essere richiesto dalla legge locale applicabile).

4. Titolari del trattamento e gruppi di contatto per la privacy dei dati

4.1. Le entità Sun Chemical saranno i Titolari del trattamento dei Dati personali. Per specifiche attività di trattamento regionali e globali, le entità Sun Chemical, Sun Chemical Regional e Sun Chemical Global saranno Titolari del trattamento dei Dati personali.

4.2. Se l’Interessato desidera porre domande, presentare reclami o esercitare i propri diritti, può contattare il Gruppo di contatto per la privacy nella propria regione. Sun Chemical si impegnerà a rispondere in buona fede a ogni domanda, a indagare su ogni reclamo e a rispondere entro un periodo di tempo ragionevole.

Sun Chemical tratterà ogni reclamo in modo equo, imparziale e senza pregiudizi. Nessun Interessato sarà oggetto di vittimizzazione o pregiudizio diretto o indiretto a seguito della presentazione di un reclamo.

5. Principi sulla privacy

5.1. Sun Chemical e chiunque agisca per conto della stessa deve sempre agire in conformità ai seguenti principi di protezione dei dati e considerare i rischi per la privacy prima di raccogliere, utilizzare, conservare, divulgare o trattare in altro modo i Dati personali, ad esempio in un nuovo sistema o nell’ambito di un progetto.

a. Legalità, correttezza e trasparenza: Sun Chemical tratterà i Dati personali solo sulla base di un motivo legittimo, agirà in modo equo e fornirà ai Soggetti interessati informazioni sul trattamento dei loro Dati personali.

b. Limitazione delle finalità: Sun Chemical raccoglierà solo i Dati personali pertinenti e necessari per uno o più finalità specificate, esplicite e legittime e tratterà i Dati personali solo in modo compatibile con le finalità per cui sono stati raccolti.

c. Proporzionalità/Minimizzazione dei dati: Sun Chemical tratterà solo i Dati personali adeguati, pertinenti e necessari, e non eccessivi per lo scopo per cui vengono trattati.

d. Accuratezza: Sun Chemical manterrà i Dati personali accurati, completi e aggiornati quanto necessario per le finalità per cui vengono trattati.

e. Responsabilità: Sun Chemical metterà in atto misure adeguate per consentire a Sun Chemical di dimostrare che il trattamento dei dati personali avviene in conformità ai presenti principi di protezione dei dati.

f. Sicurezza: Sun Chemical tratterà i Dati personali in modo da garantire un’adeguata sicurezza dei Dati personali, compresa la protezione da un trattamento non autorizzato o illegale e dalla perdita, dalla distruzione o dal danneggiamento accidentale, utilizzando misure tecniche o organizzative adeguate.

6. Avviso, consenso e diritti dell’interessato

6.1. Quando raccoglie Dati personali dall’Interessato o da terzi, Sun Chemical fornirà un avviso sulla privacy all’Interessato in conformità agli articoli da 12 a 14 del GDPR. A seconda del contesto e del caso, l’avviso conterrà informazioni diverse.

6.2. Sun Chemical fornirà agli interessati un accesso adeguato ai Dati personali che li riguardano e li agevolerà nell’esercizio dei loro diritti di correzione, cancellazione, limitazione o portabilità dei Dati personali.

7. Riservatezza, sicurezza dei dati e notifica delle violazioni

7.1. Sun Chemical implementerà misure tecniche e organizzative adeguate per garantire la sicurezza dei Dati personali, compresa la protezione contro l’elaborazione non autorizzata o illegale e contro la perdita, la distruzione o il danneggiamento accidentale.

7.2. In caso di violazione dei Dati personali, Sun Chemical informerà l’autorità di vigilanza competente senza indebito ritardo e, ove possibile, entro settantadue (72) ore dal momento in cuine è venuta a conoscenza. Inoltre, Sun Chemical può anche notificare qualsiasi violazione dei Dati personali agli interessati che potrebbero essere stati compromessi se la violazione dei Dati personali può comportare un rischio elevato per la loro privacy.

8. Conservazione dei dati

8.1. Sun Chemical conserverà i Dati Personali in una forma che consenta l’identificazione dei Soggetti interessati solo per il tempo necessario alle finalità per cui sono trattati o come richiesto dalla normativa vigente, a seconda di quale sia il periodo più lungo. Sun Chemical eliminerà (o conserverà solo in forma anonima o non identificata nella massima misura possibile) i Dati personali non più necessari in modo sicuro e in conformità alla normativa vigente, a meno che (i) non ci si debba difendere da rivendicazioni legali; (ii) non vi siano obblighi obbligatori (di legge o contrattuali) di conservazione o archiviazione che richiedano una conservazione più lunga; oppure (iii) i Dati personali saranno trattati esclusivamente per finalità di archiviazione nel pubblico interesse, per scopi di ricerca scientifica o storica o per scopi statistici, previa implementazione di misure tecniche e organizzative adeguate.

9. Trasferimento di Dati personali a terze parti

9.1. Sun Chemical renderà disponibili i Dati personali a terzi solo in circostanze appropriate, informerà gli Interessati e adotterà misure per salvaguardare i Dati personali.

9.2. Sun Chemical effettuerà trasferimenti internazionali di Dati personali (sia intercompany, intracompany o altro) al di fuori dell’Unione Europea (UE), dello Spazio Economico Europeo (SEE) o della Svizzera solo se (a) il trasferimento è conforme alle leggi della giurisdizione del cedente; e (b) il cedente ha garantito un livello adeguato di protezione nella giurisdizione del destinatario o sono state messe in atto adeguate misure di salvaguardia per proteggere i Dati personali. Il cedente è responsabile della valutazione di tale adeguatezza e, se necessario, richiederà al destinatario di adottare protezioni simili a quelle previste dalla politica e dalla giurisdizione del cedente.

10. Modifiche

10.1. Nel rispetto delle leggi vigenti, Sun Chemical può rivedere, modificare o integrare la presente Politica a sua discrezione in qualsiasi momento o di volta in volta. Si consiglia agli interessati di verificare periodicamente di essere a conoscenza di eventuali modifiche. Nella misura massima consentita dalle normative vigenti, qualsiasi Interessato che consenta a Sun Chemical di essere Titolare e/o Responsabile del trattamento dei propri Dati personali accetta di essere vincolato dall’ultima versione della presente Informativa.

11. Dettagli di contatto per le vostre richieste di informazioni sulla privacy

[email protected]

POLITICHE LOCALI

Se esiste una politica locale sulla privacy, essa sarà applicata come complemento alla presente Politica. Nel caso in cui una politica locale sulla privacy sia in conflitto con la presente Politica, la politica locale prevarrà per i dipendenti di quel paese/regione per quell’aspetto specifico. Se una qualsiasi disposizione della presente Politica risulta o diventa contraria a una legge di uno specifico paese/regione, tale disposizione specifica non sarà applicata ai dipendenti di tale paese e le restanti disposizioni saranno applicabili.